Die in der Steuererklärung geltend gemachten Bewirtungskosten werden oft von Finanzämtern nicht anerkannt. Dies liegt in der Regel weniger daran, dass sie nicht rechtens sind, sondern vielmehr daran, dass Formfehler bei der Dokumentation der Bewirtungskosten vorliegen. Die Sachbearbeiter beim Finanzamt können, wenn die formalen Voraussetzungen nicht beachtet werden, die Anerkennung der Bewirtungskosten komplett ablehnen.
Bewirtungskosten mit der Steuererklärung richtig geltend machen
Um bei der nächsten Steuererklärung nicht Gefahr zu laufen, die Bewirtungskosten nicht anerkannt zu bekommen, gibt es einige Regeln, an die sich der Steuerzahler halten muss.
Wie viel kann man beim Geschäftsessen absetzen?
Grundsätzlich werden bei richtiger Dokumentation 70% der Bewirtungskosten angerechnet. 30% sehen die Finanzbehörden nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG als Eigenanteil an. Gewerbetreibende können die Vorsteuer in voller Höhe abziehen.
Formale Regeln
Die Quittung über die Bewirtung muss bestimmten Regeln entsprechen. Sie darf zum Beispiel nicht hangeschrieben sein, denn diese erkennt das Finanzamt nicht an. Wird ausnahmsweise eine handschriftliche Quittung ausgestellt, so sollte der Gastwirt darauf vermerken, dass aus technischen Gründen keine maschinelle Quittung ausgedruckt werden konnte und sie daher handschriftlich erfolgte.
Aus der maschinellen Quittung muss hervorgehen:
– Name und Anschrift der Gaststätte
– Datum der Bewirtung
– Detaillierte Auflistung aller Speisen und Getränke
– Rechnungsbetrag und Angabe von Trinkgeldern
Dies ist in der Regel unproblematisch, denn die Registrierkassen der Gaststätten drucken diese Angaben standardmäßig aus.
Um den formalen Anforderungen des Finanzamtes zu genügen müssen noch Angaben zum Anlass sowie die bewirteten Personen benannt werden. Dies kann auf einem separaten Blatt geschehen, wenn auf der Quittung hierzu kein Platz mehr ist. Dieser Anhang muss jedoch fest mit der Quittung verbunden werden.
Bewirtung muss geschäftlichen Grund haben
Grundsätzlich muss die Bewirtung einen betrieblichen bzw. beruflichen Hintergrund haben, wie z. B. eine Besprechung mit Geschäftspartnern, Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern, ein Treffen zum Vertragsabschluss oder zu Vertragsverhandlungen. Die Bewirtung darf also nicht privater Natur sein sondern muss geschäftlichen Zwecken dienen. Allerdings gehören Geburtstagsfeiern oder Partys nach einer Beförderung nicht in die Kategorie: Sie können nicht als Bewirtungskosten abgesetzt werden.
Dabei genügt es nicht, pauschale Angaben wie “Geschäftsessen” anzugeben, es muss schon ein konkreter Grund benannt werden. Die Kunden oder Geschäftspartner müssen namentlich benannt werden. Liegt der Rechnungsbetrag über 100 Euro, so muss auch die bewirtende Person namentlich aufgeführt werden. Diese Angaben müssen nach Vorschrift der Finanzbehörden zeitnah geschehen, weshalb es sich empfiehlt, dies noch vor Ort zu erledigen.
Bewirtungskosten mit Eigenbeleg absetzen
Generell gilt “Keine Buchung ohne Beleg”: Hier verlangt die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) von jedem Unternehmer zum Absetzen von Betriebsausgaben geeignete und korrekte Belege. In der Regel sind das Fremdbelege, wie z.B. die Bewirtungs-Rechnung des Lokals bzw. der Bewirtungsbeleg des Restaurants mit den Feldern: Ort und Grund der Bewirtung und den bewirteten Personen, die mit Namen und Personenangaben genannt werden sollten. Wir nur ein Kassenbon bzw. Kassenbeleg oder eine einfach Quittung vom Lokal bzw. Kellner ausgestellt, kann ein eigener Anhang (eine Bewirtungsbeilage) mit folgenden Daten Abhilfe schaffen.
Bewirtungsbelege für Abrechung / Steuererklärung
Angaben zum Nachweis der Höhe der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen
Zur lückenlosen Dokumentation der Bewirtungsaufwendungen für Ihre Steuererklärung sind folgende Angaben erforderlich:
- Tag und Ort der Bewirtung: Geben Sie das Datum und den genauen Ort (Name und Anschrift der Gaststätte) der Bewirtung an.
- Bewirtete Personen: Listen Sie alle Teilnehmenden mit vollem Namen auf.
- Anlass der Bewirtung: Beschreiben Sie den geschäftlichen Hintergrund des Treffens detailliert.
- Aufwendungen: Erfassen Sie die Höhe der Bewirtungskosten. Dies beinhaltet sowohl die Gesamtkosten in Gaststätten laut beiliegender Rechnung als auch zusätzliche Ausgaben wie Trinkgelder.
- Für andere Fälle, etwa bei kleineren Ausgaben außerhalb klassischer Bewirtungsszenarien, ist eine präzise Aufschlüsselung und Begründung dieser Kosten ebenso wichtig. Dazu gehören beispielsweise kleinere Beträge, die als Trinkgeld oder in informelleren Bewirtungsumständen anfallen.
- Dokumentation: Vergessen Sie nicht, Ort und Datum der Belegausstellung sowie Ihre Unterschrift hinzuzufügen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Angaben zu bestätigen.
Bei Bewirtungskosten ganz ohne Schriftstück vom Restaurant zu arbeiten empfiehlt sich nicht. Falls Sie den Bewirtungsbeleg verloren haben, fordern Sie vom Restaurant nachträglich eine einfache Quittung oder eine Rechnungskopie. Im Falle einer Kreditkartenrechung kann die Rechnung vom Kreditkarten-Institut angefordert werden.
Bewirtungskosten und Trinkgeld
Bei jeder Bewirtung wird üblicherweise Trinkgeld gezahlt, um diese als Unternehmensausgabe geltend zu machen gibt es zwei Möglichkeiten. Da Trinkgelder normalerweise nicht auf der Rechnung des Lokals erscheinen, fügen Sie der Rechnung einen Eigenbeleg über die Summe des Trinkgeldes bei oder lassen Sie vom Restaurant das Trinkgeld handschriftlich auf der Rechnung mit einer neuen Gesamtsumme vermerken.
